Un répondeur professionnel donne une suite à l’appel lorsque votre équipe est absente ou déjà en communication. Une annonce claire rassure le correspondant et lui indique les informations utiles pour être rappelé.
Une annonce qui facilite le rappel
Indiquez le nom de l’entreprise, invitez le client à laisser ses coordonnées et le motif de son appel. Évitez de promettre un délai de rappel que l’équipe ne peut pas tenir. Pour les fermetures exceptionnelles, prévoyez une annonce adaptée.
Le plus important n’est pas seulement d’enregistrer un message : il faut aussi désigner la personne qui le consulte et suit la demande. Dans une petite équipe, cette responsabilité doit rester explicite.
Paramétrer la messagerie avec Apyka
- Définir les cas de renvoi : absence, occupation ou fermeture.
- Préparer et vérifier le message d’accueil.
- Choisir les accès de consultation et les notifications disponibles.
- Tester le dépôt et la récupération d’un message.
Questions fréquentes
Peut-on recevoir les messages par e-mail ?
Cette possibilité doit être vérifiée et configurée sur la ligne concernée. L’adresse destinataire doit être suivie et son accès réservé aux personnes chargées de traiter les appels.
Faut-il un répondeur différent hors horaires ?
Une annonce de fermeture peut être plus informative qu’un simple message d’indisponibilité. Elle s’intègre dans votre accueil téléphonique.
Votre projet de téléphonie avec Apyka
Vous êtes une TPE, un commerce ou une petite entreprise à Paris, en Île-de-France, dans l’Aisne ou la Marne ? Échangeons sur votre organisation et vos besoins. Retrouvez aussi notre offre de téléphonie professionnelle.